Cash flow o flujo de caja: definición, ejemplos y fórmula

El cash flow es uno de los elementos financieros más importantes para una empresa. Esto tiene que ver con la liquidez de la organización y su capacidad de solventar todo tipo de obligaciones que vaya generando para poder mantener su actividad comercial de forma sostenible a lo largo del tiempo. Sin embargo, a pesar de su extrema importancia, hay negocios que tienden a darle mayor atención a la tracción de sus ventas, que son claramente importantes pero no son capaces de sustentar un negocio por sí solas. Una empresa que vende pero que cobra de forma defectuosa, puede tener problemas importantes. Es decir, una empresa puede generar muchas ventas y, al mismo tiempo, tener una salud financiera bastante crítica y con riesgos de quiebra. De aquí la importancia de calcular y dar seguimiento constante al cash flow o flujo de caja.

¿Qué es el cash flow?

El cash flow, también conocido como flujo de caja o flujo de liquidez, es un informe financiero en el que se contrastan los movimientos de entrada y de salida de efectivo en la empresa durante un periodo de tiempo específico. Por ejemplo, el cash flow del año 2020 de un negocio muestra en detalle todos los ingresos y egresos de dinero que ocurrieron durante los 12 meses de ese año en particular.

En este sentido, los ingresos o las entradas de dinero se refieren al efectivo que recibe la empresa por razones de ventas, prestaciones de servicios, cobros de deudas y de préstamos, intereses, devoluciones de impuestos, aumentos de capital, financiamiento en distintas formas, entre otros. Mientras que los egresos o las salidas de dinero se refieren al efectivo que sale de la caja de la empresa en razones como el pago de impuestos, de facturas a proveedores, remuneraciones a trabajadores, deudas, préstamos, impuestos, entre otros.

La diferencia resultante entre la cantidad de dinero que ingresa y la que egresa es lo que se llama flujo de caja neto.

Tipos de cash flow

En líneas generales, existen dos tipos de análisis que podemos hacer en relación al flujo de caja, por un lado, el histórico y, por otro, el proyectado.

El cash flow histórico tiene que ver con el flujo de efectivo que ya ocurrió hace algún tiempo específico en algún período de tiempo específico. Por ejemplo, el flujo de caja histórico de la semana pasada, del mes pasado, del año pasado, etc., y que nos mostrará en detalle todas las entradas y las salidas de dinero de la caja de la compañía, lo que nos permitirá generar análisis adicionales en relación a la composición de estas entradas y salidas. Es decir, podremos responder de forma oportuna una pregunta clave para nuestro negocio: ¿cómo estamos generando ingresos de dinero y en qué items estamos gastando dinero? Si aprendemos del pasado, podremos entender más el futuro y tomar mejores decisiones.

El cash flow proyectado tiene que ver con el flujo de efectivo que todavía no ha ocurrido, pero que se espera que ocurra en determinado momento. Por ejemplo, el cash flow de la semana que viene, del mes siguiente, de los próximos seis meses, etc.

Este flujo de caja proyectado se obtiene con base en las previsiones de las posibles entradas y salidas de dinero que puede tener el negocio en un futuro específico, y vendrá dado por dos elementos esenciales. Por un lado, la caja futura dependerá de las entradas y salidas de dinero que están asociadas a obligaciones que ya existen, como lo son cuentas por cobrar a clientes, cuentas por pagar a proveedores, impuestos por pagar, cuotas de créditos bancarios, entre otros. Y, por otro lado, la caja futura dependerá de ingresos y egresos de dinero que aún no son ciertos, sino que incorporan supuestos relevantes y que pueden cambiar en el tiempo de forma relevante. Por ejemplo, ventas futuras que esperamos generar pero que aún no han sido facturadas, o egresos de caja futuros que esperamos por sueldos que pagaremos, nuevas contrataciones, nuevas compras a proveedores que aún no nos emiten una factura, entre otros.

Ejemplos de cómo se genera el cash flow

Existen tres maneras de generar cash flow o flujo de caja: por operaciones, por financiamiento y por inversión.

Ejemplo de cash flow por operaciones o de explotación

El cash flow operativo se produce a partir de operaciones propias de la empresa. Es decir, por la entrada y la salida de efectivo que se relacionan directamente con la actividad comercial del negocio (explotación).

En este caso, la capacidad operacional de generar caja, que es el EBITDA, se traduce en cash flow dependiendo de diversas variables, como puede ser el ciclo de conversión de efectivo, que refleja qué tan rápido las ventas se transforman en cash flow positivo, y qué tan rápido los costos y los gastos se transforman en cash flow negativo.

Ejemplo de cash flow por financiamiento

El cash flow por financiamiento se produce cuando la empresa consigue precisamente algún tipo de financiamiento, el cual, en caso de que sea deuda, afectará el flujo de caja futuro de forma negativa al momento de tener que pagar ese financiamiento, pero también lo afectará positivamente al momento de recibir dicho financiamiento. Otro tipo de flujo de caja generado por el financiamiento es aquel que responde a aumentos de capital por parte de los actuales accionistas o nuevos inversionistas

Ejemplo de cash flow por inversión

El cash flow por inversión se produce cuando la empresa realiza inversiones en activos fijos o en activos financieros, los cuales generan tanto flujos de entrada como de salida de efectivo. La particularidad que tienen, es que este tipo de flujo de caja, representa una inversión, y por tanto, se realiza a la espera de que en el futuro esta genere retornos para el negocio que afecten positivamente la caja.

Fórmula del cash flow: ¿cómo se calcula?

El flujo de caja o cash flow puede calcularse de distintas maneras, pero aquí dejamos dos de ellas.

Por un lado, calculando la diferencia entre las entradas y las salidas de dinero en un período de tiempo. Esta forma es utilizada en general por empresas que no cuentan con estados financieros de calidad y al día, ya que es más fácil mirar simplemente las entradas y las salidas de dinero, y en este caso la fórmula del cash flow sería:

Cash flow = entradas de dinero – salidas de dinero

Por otro lado, podemos calcularlo usando los flujos asociados a la operación, aquellos vinculados al financiamiento y aquellos relacionados a la inversión. Esto se recomienda para empresas que sí tienen estados financieros de calidad y al día. En ese sentido, el flujo de caja en un período de tiempo, se calculará en base a los cambios de un período a otro de las cuentas del balance. En este caso la fórmula para calcular el cash flow es:

Cash flow = flujo de la operación + flujo del financiamiento + flujo de la inversión

Inconvenientes de controlar el cash flow en Excel

Muchas organizaciones realizan el control del cash flow en Excel. Sin embargo, aunque esta herramienta resultó bastante efectiva en el pasado para el seguimiento financiero y administrativo, hoy en día ya no se considera la mejor opción.

Controlar el cash flow en Excel aumenta los márgenes de error y le exige al gerente o administrador una inversión considerable de tiempo y esfuerzo. Esto se debe a que las hojas de cálculo de Excel para el registro del cash flow suelen ser complicadas de configurar y muy fáciles de desconfigurar por error humano.

Además, se trata de una herramienta que no se sincroniza en la nube. En consecuencia, si los archivos del cash flow en Excel se dañan o se eliminan, la empresa pierde por completo toda esta información tan valiosa.

Ante este contexto, lo más recomendable es que las empresas comiencen a implementar tecnologías en la nube como CFOremoto. Esta se trata de una plataforma potente y fácil de utilizar con un panel de control financiero que ofrece reportes analíticos, indicadores claves y funciones de control financiero que le permite al usuario no solo mantener una supervisión constante y en tiempo real de la situación financiera de la empresa, sino también optimizar el flujo de caja, y contar con información para diseñar y desarrollar estrategias que le permitan calzar el cash flow con distintas opciones de financiamiento disponibles en el mercado.