Control del flujo de caja de efectivo en una empresa: ¿cómo hacerlo?

El control del flujo de caja es un proceso crítico que te permite mantener total visibilidad sobre las finanzas de la empresa. Gracias a esto, puedes conocer en detalle cómo se ha venido desarrollando (o cómo se espera que se desarrolle) el flujo de efectivo resultante de las actividades comerciales de tu negocio.

Sin embargo, a pesar de su importancia y de las ventajas que aporta, algunas empresas optan por no hacer el control del flujo de caja; otras, en cambio, lo realizan utilizando programas anticuados que a veces son difíciles de configurar y muy fáciles de desconfigurar, lo cual aumenta los márgenes de error. Por tal motivo, no solo es necesario que conozcas cómo hacer el control del flujo de efectivo, sino también cómo puedes optimizar al máximo este proceso dentro de tu empresa.

¿Qué es el control del flujo de caja?

El flujo de caja o flujo de efectivo, conocido en inglés como cash flow, es un informe financiero en el que se relacionan los ingresos y los egresos de efectivo de tu negocio durante un periodo de tiempo determinado. Teniendo en cuenta este concepto, el control del flujo de caja es entonces el procedimiento que se realiza a nivel administrativo para poder producir dicho informe y para utilizarlo en la toma de decisiones estratégicas de tu empresa.

Así, el proceso del control del flujo de caja tiene que ver con la extracción, la clasificación, la relación y el análisis de los datos financieros asociados a la entrada y salida de efectivo. En ese sentido, es muy relevante, ya que permite también clasificar las entradas y las salidas de dinero según su procedencia o razón de ser dentro del negocio, lo cual es vital para conocer mejor las implicancias en la caja de las decisiones tomadas y optimizar la forma en que se está llevando el negocio. El proceso de identificación de cada uno de los movimientos de entrada y de salida se denomina conciliación, el cual es clave para entender cómo el negocio está generando dinero y utilizándolo para su operación.

Tipos de control del flujo de caja

Existen 2 tipos de control del flujo de caja, los cuales varían en función de la temporalidad del flujo de efectivo que se quiere analizar:

Control del flujo de caja histórico: se relaciona con el flujo de efectivo que ya ocurrió en tu negocio (hace una semana, un mes, un año…). Este te ayuda a entender el pasado y aprender de él para el futuro.
Control del flujo de caja proyectado: se relaciona con el flujo de efectivo que esperas que ocurra en un periodo de tiempo futuro (dentro de una semana, un mes, un año…). Te ayuda a anticipar lo que viene, a entender si habrán o no descalces o necesidades de financiamiento que tendrás que resolver.

¿Para qué sirve el control del flujo de caja de una empresa?

El control del flujo de caja sirve para:

Apoyar la toma de decisiones estratégicas y planificar el negocio financieramente. Por ejemplo, el control del flujo de caja proyectado te ayuda a proyectar mejor tus recursos en pro de alcanzar una meta a corto, mediano o largo plazo.
Auditar el manejo de efectivo en tu negocio. Por ejemplo, el control del flujo de caja histórico te permite descubrir si ha ocurrido un desvío de efectivo o identificar en qué fecha específica hubo un descuadre en la relación ingresos/egresos.
Tomar medidas preventivas para asegurar la liquidez o solvencia. Este es un aspecto muy importante, ya que, aun cuando tu empresa esté obteniendo ganancias, puede caer en bancarrota si en determinado momento deja de tener la liquidez suficiente para pagar los compromisos que ha ido adquiriendo en el tiempo. De aquí que controlar el flujo de dinero de manera constante te sirva para garantizar que nunca llegue ese momento.
Conocer siempre cuáles son todos los compromisos que tienes pendientes por pagar, y también quiénes son todos los que mantienen una deuda con tu empresa. Gracias a este conocimiento, puedes evitar llevarte desagradables sorpresas a futuro.

¿Cómo hacer un control del flujo de caja eficiente en la empresa?

Para hacer un control del flujo de caja histórico en tu empresa debes:

Establecer cuál es el periodo de tiempo anterior al actual que quieres analizar.
Identificar cuál es el saldo de efectivo que tiene tu empresa al momento de iniciar dicho periodo. Ese saldo inicial será tu punto de partida para el análisis histórico, y lo obtienes al sumar la cantidad de efectivo de tu empresa con el que tienes en los bancos (solo justo en el momento del inicio de periodo).
Realizar un registro de todos los ingresos y los egresos producidos durante ese periodo.
Identificar para cada uno de esos ingresos y egresos su razón de ser. Es decir, la justificación y documentación de respaldo de ellos. A esto le llamamos proceso de conciliación.
Calcular la diferencia entre los ingresos totales y los egresos totales del periodo, y el resultado que obtienes lo contrastas con el saldo de efectivo inicial.
Repetir este análisis constantemente, con el objetivo de poder entender el comportamiento del flujo de caja del negocio en todo momento.

Tipos de ingresos y de egresos que se reflejan en el flujo de efectivo

Por un lado, entre los principales tipos de ingresos en el flujo de efectivo de un negocio están los pagos recibidos por las siguientes razones:

Cobro de ventas de servicios y/o productos realizadas a clientes que pueden ser cobradas al contado o a plazo.
Devolución de impuestos o garantías que se hayan dejado en el pasado.
Cancelación de compromisos por parte de deudores que no sean clientes.
Recepción de inversiones de capital por parte de los accionistas actuales o nuevos.
Recepción de fondos de financiamiento de deuda de bancos u otros.

Por otro lado, entre los principales tipos de egresos en el flujo de efectivo destacan los siguientes:

Pagos a trabajadores, proveedores y acreedores.
Pagos de imposiciones y leyes sociales de los trabajadores.
Pagos de impuestos al fisco.
Pagos de deudas financieras y no financieras (tanto su amortización como intereses).
Pagos de dividendos o retiros a accionistas.

¿Control del flujo de caja en Excel o con una plataforma automatizada?

Para realizar un control del flujo de caja de manera efectiva es necesario mapear toda la información financiera de tu empresa. Debes conocer cuáles son cada uno de los movimientos de efectivo, y analizar si tienen un justificativo adecuado o no.

En principio, este parece un proceso sencillo de realizar, pues toda obligación o compromiso que tu negocio generó o tomó con una contraparte tiene que pasar en algún momento por la caja, solo es cuestión de registrar cada movimiento tanto de entrada como de salida en el momento en que ocurra.

Sin embargo, algunos negocios presentan problemas al hacer su control del flujo de caja. Esto se debe principalmente a que no han implementado las metodologías ni las herramientas correctas para una gestión financiera eficiente y precisa. Por ejemplo, aunque el programa Excel es muy popular para registrar los flujos de efectivo, esta herramienta puede ofrecer una curva de aprendizaje larga, no permite el trabajo colaborativo, sus hojas de cálculo a veces son difíciles de configurar, entre otras desventajas. Todo esto en conjunto hace que sea bastante complejo armar un documento consolidado en Excel de todo el flujo de efectivo asociado a largos periodos de tiempo.

Para evitar estos inconvenientes producidos por herramientas manuales como Excel, puedes utilizar sistemas mucho más potentes, precisos y eficientes como lo es CFOremoto. Se trata de una plataforma de inteligencia financiera automatizada, capaz de aportar un nivel de optimización extraordinario en tus procesos de control del flujo de caja y de otras gestiones financieras de tu empresa, como por ejemplo, el conseguir financiamiento en el mercado en caso de que así lo requieras.