Flujo de caja proyectado: definición, cálculo e importancia

El cálculo del flujo de caja proyectado es una de las herramientas financieras más importantes para cualquier negocio. Este pronóstico informa acerca de si el negocio tendrá suficiente efectivo para operar en sus niveles actuales o para expandirse, y cuánto podría llegar a requerir en financiamiento. Su análisis resulta clave para anticiparse con tiempo a los eventos y poder así tomar las mejores decisiones, haciendo posible, por ejemplo, conseguir financiamiento para cubrir descalces de caja futuros.

¿Sabes cómo identificar posibles déficits de efectivo o excedentes en el futuro de tu negocio? ¿Podrías asegurar si este mes es el mejor momento para comprar nuevos equipos? ¿Tienes la certeza necesaria para determinar cuándo ha llegado el mes más adecuado para invertir en el negocio?

Qué es el flujo de caja proyectado

El flujo de caja proyectado sirve para tener mayor visibilidad respecto de las entradas y salidas de efectivo que vienen, determinar cuándo, cuánto y por cuánto tiempo existirán déficits o excedentes de efectivo en el negocio durante un período de tiempo futuro y, por lo tanto, tomar acciones de forma anticipada evitando así no contar con el tiempo suficiente para resolver potenciales problemas que pongan en riesgo al negocio.

La información que se obtiene de este análisis es muy relevante para justificar las solicitudes de préstamos, determinar los plazos de reembolso y planificar potenciales inversiones a corto y largo plazo. Además, permite entender de qué tipo y qué estructura debe ser el financiamiento que requiere el negocio.

En esta lista de entradas y salidas de efectivo esperadas para los próximos meses se debe considerar aquellas asociadas a la operación misma del negocio, aquellas asociadas a actividades de financiamiento del negocio, y por último, aquellas asociadas a actividades de inversión. Una proyección de caja debe considerar dos componentes principales.

Flujos asociados a los vencimientos de obligaciones o compromisos que ya existen actualmente

A favor de nuestro negocio de otras contrapartes, como por ejemplo, cuentas por cobrar a clientes y devoluciones de impuestos.
En contra de nuestro negocio hacia diversas contrapartes, como por ejemplo, cuentas por pagar a proveedores, colaboradores, impuestos pendientes de pago y préstamos financieros, entre otros.

Ingresos y egresos operacionales futuros pero que aún no son obligaciones.

Por ejemplo, las ventas de los próximos meses que esperamos generar pero que aún no se facturan, o los sueldos de los próximos meses de nuestros colaboradores que todavía no son una obligación real para nuestro negocio y que en su debido momento lo serán. Este componente nos da la posibilidad de construir distintos escenarios (negativo, base, positivo) que sean la mejor estimación de lo que viene.

Para qué sirve el flujo de caja proyectado

Todas las empresas pueden en algún momento correr el riesgo de enfrentar un escenario futuro en que las salidas proyectadas sean mayores a las entradas de dinero… Afortunadamente, el cálculo del flujo de caja proyectado ayuda a identificar posibles déficits de efectivo en el futuro y, de esa forma, buscar distintas maneras de evitar potenciales quiebres. Así, si, por ejemplo, el resultado sugiere que habrá que asumir costos superiores a lo habitual y ganancias inferiores a lo normal, puede que no sea el mejor momento para comprar ese nuevo equipo o bien tendremos que buscar alguna forma de financiarlo Si, por el contrario, el flujo de caja proyectado indica un superávit, podría ser el momento adecuado para invertir en el negocio o de asumir mayores costos que nos permitan mejorar las rentabilidades futuras.

Cómo se calcula el flujo de caja proyectado

Formulación de supuestos previa al cálculo del flujo de caja proyectado

Antes de empezar a calcular el flujo de caja proyectado, es importante identificar algunas suposiciones clave acerca de cómo los flujos de efectivo entran y salen del negocio cada mes.

Estos supuestos se construyen en base a dos pilares:

a) Los vencimientos futuros de obligaciones que tiene el negocio en ese momento (a favor o en contra). Por ejemplo, facturas de clientes por cobrar, facturas de proveedores por pagar, sueldos por pagar, honorarios de terceros por pagar, deudas financieras por pagar, otras deudas por pagar o impuestos por pagar. Estas suposiciones deben indicar cuándo vencen los pagos. Es decir, si los proveedores requieren el pago dentro de las 4 semanas posteriores a la entrega, una suposición clave podría ser: las cuentas por pagar vencen dentro de los 30 días posteriores a la compra. Es muy relevante, siempre considerar políticas de cobro y de pago, y en caso de que no se cumplan, mantener las fechas estimadas de salida y entrada de dinero constantemente actualizadas.

b) Los ingresos y egresos de dinero futuros, asociados a cosas que aún no ocurren y que, en las próximas semanas o meses se transformarán en obligaciones (a favor y en contra), pero que aún no lo son y deben ser proyectadas. Este punto dependerá mucho del tipo de negocio, en términos de recurrencia de ingresos, si los egresos del negocio son fijos o variables, etc. Estas suposiciones deben describir la rapidez con la que se recibe el pago de los clientes. Por ejemplo, si la mayoría de ellos pagan dentro de los 60 días, una suposición clave podría ser: el 90 % de las ventas se cobrarán dos meses después. Además, habrá importantes supuestos en cuanto a márgenes futuros y la eficiencia que pueda tener el negocio para generar y mantener las ventas que se están proyectando.

Cálculo del flujo de caja proyectado, paso a paso

La forma más fácil de preparar el cálculo del flujo de caja proyectado es dividir la tarea en varios pasos. Son los siguientes:

Tener claridad del saldo que nuestro negocio tiene en caja y si es que hay inversiones muy líquidas que tengamos y que puedan transformarse rápidamente en caja, como por ejemplo, potenciales dineros que tengamos en fondos mutuos. Este dato, será el punto de partida de nuestra proyección de caja, y cambia constantemente.
Mantener al día todas las obligaciones a favor de nuestro negocio. Es decir, tener siempre muy claro que clientes le deben dinero a nuestra empresa, qué garantías hemos dejado a contrapartes y que podríamos recuperar, qué potenciales impuestos hemos pagado y podríamos recuperar a futuro, entre otros. Para ello, es clave tener un adecuado control diario de estas obligaciones que diversas contrapartes tienen con nuestra empresa.
Mantener al día todas las obligaciones en contra de nuestro negocio. Esto quiere decir, tener claridad en todo momento del dinero que debemos a proveedores y otros colaboradores, qué obligaciones financieras tenemos con entidades bancarias, qué impuestos tendremos que pagar a futuro, entre otros. Es clave mantener esta información actualizada en todo momento.
Hacer un pronóstico de ventas nuevas que lograremos generar en el futuro, pero que aún no se han facturado.
Para ello, es importante que sepamos en qué tipo de negocio estamos operando. Nuestras ventas futuras son recurrentes o no, están asociadas a contratos por proyectos puntuales o no. Tener claridad de esto nos permitirá realizar una proyección de ventas más acertada. De la misma forma, es importante tener clara la velocidad con la que esas ventas ingresarán a nuestra caja una vez que se realicen en el futuro. Es recomendable también considerar distintos escenarios de ventas e irlos actualizando al menos una vez por mes. Nota: Es importante tener en cuenta que las cifras de ventas siempre cambian porque dependen de varios factores, como los tipos de clientes a los que vende, la rapidez con la que tienen que pagar, la marcha de la economía (por ejemplo, aumentos en las tasas de interés o tasas de desempleo) y la evolución de la competencia.
Construir un pronóstico de los costos, gastos e inversiones futuras que hará nuestro negocio, pero que aún no representan una obligación real. Por ejemplo, asociados a sueldos de nuestro equipo, nuevas contrataciones, compras específicas a proveedores, inversiones en activos fijos. Estas componentes dependerán mucho del tipo de negocio en el que nos encontramos, ya que esto influirá directamente en si los costos y gastos son fijos o variables, si nuestro negocio tiene mayor o menor componente de personas para generar y mantener las ventas que estamos proyectando. Es clave que el pronóstico de costos, gastos e inversiones haga sentido con la proyección de ventas que estamos realizando, ya que implícitamente estaremos proyectando márgenes y rentabilidades.

Con todos estos detalles a la vista ya puede estimarse el flujo de caja proyectado y, por tanto, la posición de caja futura para nuestro negocio. Al principio, se determinará el período que debe cubrir el pronóstico. Dado que los flujos de efectivo tienen que ver con el tiempo, se necesitará tener un saldo bancario de apertura (es decir, efectivo real disponible). A él se agregarán después todas las entradas de efectivo y deducirán las salidas de efectivo para cada período, generalmente por mes, pero también puede hacerse diario.

El número que resulte al final de cada mes, que se conoce como el saldo de efectivo de cierre, se convertirá en el saldo de efectivo de apertura para el próximo mes.

Cuál es la importancia del flujo de caja proyectado

No cabe duda de la relevancia para una empresa de poder tener claridad sobre lo que viene y poder así anticiparse y tomar las mejores decisiones con tiempo. También es necesario repetir este proceso, el del cálculo del flujo de caja proyectado, periódicamente. Iterar, replantear la proyección futura incierta para poder manejar la proyección actualizada en todo momento. El apoyo de una solución automatizada, como CFOremoto, resulta clave para agilizar los cálculos y evitar errores.

Con el soporte adecuado, identificar las diferencias entre lo estimado y lo real, permitirá entender por qué el flujo de efectivo no cumple con las expectativas.

Comprender y predecir el flujo de dinero dentro y fuera del negocio permite tomar decisiones más inteligentes sobre gastar, ahorrar e invertir en el negocio hoy, planificar con anticipación, buscar formas de financiar los descalces de caja con el objetivo de evitar una crisis innecesaria de flujo de efectivo