Pagos pendientes: ¿qué son y cómo controlarlos?

Todo negocio adquiere compromisos económicos de manera constante que debe atender y cancelar con responsabilidad, tanto por razones legales y mercantiles como por ética y reputación empresarial. Debido a esto, el departamento de finanzas debe llevar un buen control de los pagos pendientes, con la finalidad de cancelar las deudas a tiempo, evitar intereses en contra, consolidar buenas relaciones con los acreedores, mantener la contabilidad en claro y agilizar las transacciones financieras.

¿Qué son los pagos pendientes?

Los pagos pendientes son obligaciones o deudas que la empresa contrae a causa de alguna actividad económica y que tienen que ser canceladas en un tiempo específico. En este sentido, los pagos pendientes pueden ser a corto, mediano o largo plazo, y suelen estar respaldados a nivel contractual por facturas, pagarés, letras, contratos o cualquier otro documento mercantil que garantice que tales obligaciones son claras, expresas y exigibles.

En el contexto de los pagos pendientes existen dos figuras claves:

Deudor: persona natural o jurídica que ha adquirido una obligación de pago (deuda).
Acreedor: persona natural o jurídica que tiene el derecho de exigir un pago (cobro). Estos pueden ser proveedores, empleados, bancos, etc.

¿Cómo se originan los pagos pendientes?

Los pagos pendientes surgen cuando la empresa compra un producto, contrata un servicio o adquiere otros compromisos económicos y no los cancela de inmediato, sino que los pospone con una fecha de vencimiento posterior. Entonces, ese pago que no se canceló in situ, se convierte en un pago pendiente a ser cancelado después.

Esos compromisos pueden ser, por ejemplo, la contratación de servicios a proveedores, la contratación de trabajadores, las deudas con una institución bancaria, la adquisición de materia prima a crédito, entre otros.

Mientras la empresa no cancele esas deudas, se mantendrán en los libros de contabilidad como pagos pendientes.

Importancia de conocer los pagos pendientes

El control de los pagos pendientes permite tener una visión detallada sobre las deudas que tiene la empresa, sus fechas de vencimiento, intereses por mora y otros detalles importantes. De esta manera, es posible prever las salidas de dinero con la elaboración de un flujo de caja proyectado, el cual permite evaluar si el negocio tendrá el efectivo suficiente para cancelar sus compromisos a corto, mediano o largo plazo. También, esa proyección de caja permitirá conocer el impacto sobre la contabilidad si los pagos se realizan o no en determinadas fechas.

En este sentido, el correcto control de los pagos pendientes permite evitar intereses o multas por atraso, prevenir el fraude financiero y consolidar una relación comercial continua con los acreedores.

¿Cómo controlar los pagos pendientes?

El control de pagos pendientes es un proceso que varía dependiendo de las características del negocio y de la naturaleza de dichos compromisos en contra. Por ello, como punto de partida debes tener en cuenta factores como las formas de pago y los tipos de gasto que tiene tu empresa.

A continuación, explicamos cómo controlar los pagos pendientes en 4 pasos:

1. Identifica los gastos de tu negocio

Identifica y proyecta cuáles son las cuentas que paga tu negocio de forma habitual y no habitual. Estas las puedes dividir en cuentas de:

Gastos directos: son los que están relacionados directamente con la actividad comercial de la empresa, como la compra de materia prima o el pago de comisiones por ventas.
Gastos indirectos: son los que no están relacionados de manera directa con la actividad comercial, como el pago al personal administrativo o por la contratación del servicio de mantenimiento.
Gastos fijos: son los gastos cuyos montos se mantienen fijos en el tiempo porque no dependen de si la actividad comercial aumenta o disminuye (ventas o producción). Por ejemplo, son gastos fijos los originados por los servicios básicos y el seguro de los trabajadores.
Gastos variables: son aquellos que varían en función de si la actividad comercial aumenta o disminuye. Por ejemplo, son gastos variables los producidos por la distribución logística, las comisiones por ventas o la materia prima.

2. Registra las cuentas no pagadas y los pagos futuros

De todos los gastos identificados, haz una lista de aquellos que no has pagado, y los que sabes que deberás pagar en un futuro de forma permanente. A cada uno de estos pagos pendientes los debes acompañar con la fecha de vencimiento, el monto original, el monto final (con impuestos, intereses, entre otros), el estatus del pago, y cualquier otra información que creas pertinente agregar.

3. Realiza un seguimiento continuo de los pagos pendientes

Una vez que has registrado todos los pagos pendientes, llega el momento de hacerles seguimiento. Deberás actualizar el estatus de tus cuentas cada cierto tiempo y mantener al día el control del flujo de caja, dependiendo del dinamismo de tus transacciones. Puedes identificar cada pago como “cancelado”, “a x días para el vencimiento del plazo”, “con x días de atraso”, entre otros indicadores. Así sabrás qué cuentas llevas al día, en cuáles estás moroso y qué consecuencias puede tener dicha morosidad.

4. Actualiza periódicamente el control de pagos pendientes

El control de pagos pendientes siempre debe estar actualizado, ya que en todo momento la empresa adquiere nuevos compromisos en contra a futuro que debe cancelar a la par de los compromisos pasados que se van venciendo. Por lo tanto, es importante que lleves un registro actualizado con la ayuda de la conciliación bancaria.

La conciliación bancaria te permite correlacionar el registro de todos los movimientos financieros de la empresa, tanto de salida como de entrada de efectivo, con los movimientos bancarios de una o varias cuentas. De esta manera, al controlar los pagos pendientes a través la conciliación bancaria podrás verificar qué cuentas se encuentran o no al día (canceladas), y con qué movimientos fueron saldadas, asegurándote así de tener todo bajo control.

Generalmente, las empresas registran los pagos pendientes en Excel. Sin embargo, el uso de esta herramienta puede resultar complicado y problemático. Esto se debe a que Excel requiere una alta curva de aprendizaje, permite cometer errores humanos difíciles de detectar y carece de un respaldo seguro que garantice la protección de los datos.

Para evitar todos estos inconvenientes, es recomendable que los negocios adopten tecnologías más sofisticadas y prácticas como CFOremoto, capaces de optimizar los procesos administrativos. Con esta herramienta es posible hacer un registro y gestión inteligente de los pagos pendientes, con la finalidad de mantener los compromisos de la empresa actualizados diariamente y de forma automatizada. Así, las pymes y grandes compañías podrán tener un control de pagos pendientes óptimo, disminuyendo los márgenes de error y mejorando la gestión de los datos contables.