Presupuesto de caja: ¿qué es y cómo hacerlo?

Presupuesto de caja: ¿qué es y cómo hacerlo?. En toda empresa es necesario proyectar los excedentes o déficits de capital en un futuro a través de un presupuesto de caja. Con esto, el departamento de finanzas tiene la posibilidad de llevar un control del flujo de caja, de planificar la disposición de efectivo para el futuro y de mejorar la toma de decisiones relacionadas con la inversión o el financiamiento en los meses venideros.

¿Qué es un presupuesto de caja?

Un presupuesto de caja o flujo de caja proyectado es un pronóstico financiero que se realiza con respecto a las entradas y salidas de efectivo que se producirán en el futuro, las cuales pueden ser de dos tipos:

• Ingresos y egresos de los que tienes completa seguridad que ocurrirán, principalmente porque son movimientos que ya están respaldados por un contrato, una factura u otro documento.
• Ingresos y egresos de los que no tienes la seguridad si ocurrirán o no, pero que puedes suponer que sí lo harán. Por ejemplo: compras o ventas futuras no facturadas todavía, sueldos de personas que aún no contratas, campañas de marketing que no se han acordado, etc.

Ventajas del presupuesto de caja

La principal ventaja del presupuesto de caja es que permite a la organización tener un panorama de lo que pasará en el futuro, anticipándose a lo que pueda ocurrir. Así, dispondrá del tiempo necesario para evaluar su posición y tomar decisiones acertadas de acuerdo a las proyecciones realizadas.

Por ejemplo, si la empresa pronostica que va a tener un excedente en su flujo de caja, con ese dinero puede planificar la adquisición de nuevas maquinarias, la compra de mercancías, la inversión en nuevas acciones, la expansión del negocio, entre otras opciones.

En cambio, cuando se proyecta un déficit en el flujo de caja, la empresa puede optar por solicitar con tiempo un financiamiento, un crédito comercial, el refinanciamiento de alguna deuda, cobrar al contado, entre otras.

En este sentido, el presupuesto de caja da la ventaja estratégica de poder tomar decisiones de manera oportuna, permitiéndote así anticiparte al panorama futuro y plantear soluciones ante los distintos escenarios financieros del negocio.

Sin embargo, para poder obtener todas las ventajas del presupuesto de caja es necesario que este lo realices de manera constante, por ejemplo 1 vez cada mes, para que así siempre puedas contar con una proyección a futuro actualizada, lo que te permitirá tomar decisiones estratégicas incluso con 6 meses de antelación a cualquier escenario.

¿Cómo hacer un presupuesto de caja?

Para hacer un presupuesto de caja se requiere de toda la información presupuestaria histórica del negocio. De esta manera, puedes evaluar los datos pasados y proyectarlos a futuro. Teniendo esta idea como punto de partida, a continuación te explicamos cómo hacer un presupuesto de caja:

1. Delimita el periodo de tiempo: el presupuesto de caja debes construirlo tomando en cuenta un periodo de tiempo específico, que tenga tanto un punto de partida (¿a partir de cuándo quieres comentar a proyectar la caja?) como uno final (¿hasta cuándo quieres proyectar la caja?).

2. Determina el balance inicial: con base en el periodo de tiempo que has delimitado, debes determinar cuál es tu balance inicial para la fecha de inicio del presupuesto de caja. Ya que tu punto de partida no solo es la fecha, sino también el efectivo que cuentas para ese momento. Por otro lado, para construir un balance inicial preciso debes actualizar tanto las obligaciones a favor como en contra que tiene tu negocio.

3. Define el balance mínimo necesario: estudia experiencias pasadas de la organización para calcular cuánto efectivo ha necesitado para mantenerse operativa.

4. Pronostica las ventas: proyecta las ventas futuras con base en un histórico y en las tendencias del mercado. En este punto, debes tomar en cuenta factores como fluctuaciones en las ventas o en la economía. Esta proyección te servirá como pilar para los siguientes dos pasos: los pronósticos de ingresos y de egresos asociados a las ventas.

5. Pronostica entradas de efectivo: considera todas las entradas de efectivo que puede tener la organización, hablamos de los ingresos por ventas ya sean a crédito o en efectivo, ingresos por intereses, previsión de cuentas incobrables, entre otros.

6. Pronostica salidas de efectivo: identifica todos los pagos que debes asumir, desde la compra de materia prima, hasta los pagos de salarios, préstamos y todos aquellos necesarios para llevar a cabo las ventas. Por lo general, la organización debe prever un margen de gasto superior al de los históricos, en caso de presentarse alguna eventualidad.

7. Estima el presupuesto de caja: suma el pronóstico de todas las entradas de efectivo y a ese total le restas el pronóstico de todas las salidas de efectivo. Es decir, ingresos futuros menos egresos futuros. Este procedimiento lo debes realizar por cada mes, la cantidad de meses que quieras proyectar a futuro.

¿Evaluación del presupuesto de caja en Excel?

Para hacer una evaluación del presupuesto de caja es importante llevar un registro histórico de los movimientos financieros de la empresa y, para ello, muchas organizaciones realizan largos registros numéricos en Excel.

Sin embargo, a pesar de la popularidad de este programa, su uso puede resultar tedioso, lento y complicado, por lo que su curva de aprendizaje es muy alta. Por esta razón, no es recomendable hacer una evaluación del presupuesto de caja en Excel.

En cambio, hoy en día, puedes evitar cualquier inconveniente o imprecisión durante el control del presupuesto de caja al utilizar un software inteligente como CFOremoto. Esta herramienta contable de última generación te permite optimizar el manejo de la caja, hacer proyecciones financieras y analizar escenarios futuros. Por tanto, con CFOremoto puedes tomar decisiones o trazar estrategias incluso con 12 meses de antelación a cualquier posible situación.