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Qué es un plan de cuentas contable: tipos y características

El plan de cuentas contable es un recurso financiero que, idealmente, debe ser realizado por el administrador de la pyme, y no por el contador. Esto se debe a que dicho plan de cuentas permitirá realizar un análisis más exhaustivo y estratégico de los estados financieros del negocio.

¿Qué es un plan de cuentas?

El plan de cuentas es una lista en la cual se organizan y clasifican todas las cuentas contables de una empresa en función de las distintas actividades financieras que esta realice.

A través del plan de cuentas se presentan de forma entendible los estados financieros: primero, las cuentas asociadas al balance general; después, las cuentas asociadas al estado de resultados. Toda esta información ordenada le permite a la organización entender su situación financiera en un momento específico.

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¿Para qué sirve un plan de cuentas contable?

El plan de cuentas sirve para registrar y presentar las actividades contables que se derivan de las actividades comerciales propias de una empresa. Por lo tanto, el plan de cuentas engloba y clasifica los hechos contables de la misma naturaleza dentro de una misma cuenta, para que así se pueda expresar la información financiera de forma muy organizada, eficaz y eficiente.

De esta manera, en el plan de cuentas se encuentran clasificadas todas las cuentas que gestiona la empresa, como pueden ser cuentas por cobrar o por pagar, cuentas de inmobiliarios, de maquinarias, etc. 

Características de un plan de cuentas

Aunque el plan de cuentas tiene características únicas, es recomendable adaptar este documento a cada organización; ya que no todas las variables y hechos contables que se realizan son iguales en todas las empresas.

Por lo tanto, es necesario que la información contable para el documento sea estudiada y establecida de forma particular, teniendo en consideración que a nivel general las características del plan de cuentas son:

  • La organización de la información debe ser sistematizada.
  • El registro debe ser flexible para agilizar la incorporación de nuevas cuentas.
  • El plan tiene que ser funcional, aportándole utilidad a los usuarios.
  • La información debe estar bastante clara para facilitar su entendimiento.
  • El documento tiene que mostrar la totalidad de la información, sin dejar datos por fuera.

Tipos de plan de cuentas contable

qué es un plan de cuentas

Debido a que el plan de cuentas es la forma más eficiente de estructurar y organizar los sucesos que afectan al patrimonio, es imprescindible agrupar las cuentas en base a los estados financieros utilizados, para así demostrar la situación real de la empresa.

En este caso, serán el estado de resultados y el balance general los dos tipos de plan de cuentas a reflejar en el documento.

  • Balance general en el plan de cuentas

El plan de cuentas que se establece en el balance general debe incorporar la información asociada con la adquisición de activos. En estas cuentas de activos se incluyen los que son circulantes, que engloban la caja, las cuentas o efectos por cobrar, inventarios, valores negociables, entre otros. También, los activos no circulantes que agrupan los intangibles y las cuentas por cobrar pero a largo plazo. 

El plan de cuentas del balance general también deberá reflejar las obligaciones mejor conocidas como pasivos. En las cuentas de pasivos tendrás que agrupar las cuentas por pagar, sueldos por pagar, impuestos por pagar e incluso los préstamos o deudas por pagar. Es decir, todas las cuentas por pagar deberán ir en el plan de cuentas clasificado como un pasivo.

Por último, pero no menos importante, se deben agrupar los hechos contables que deriven al patrimonio. Estas cuentas de patrimonio se refieren al capital social o capital suscrito de la organización. Asimismo, esta parte del plan de cuentas incluye las reservas, ya sean legales, estatutarias o voluntarias y de igual forma lo que serían las utilidades de los ejercicios en cierre o de ejercicios anteriores (utilidades acumuladas).

  • Estado de resultados en el plan de cuentas

En cuanto al plan de cuentas que se debe elaborar en el estado de resultados es importante resaltar que este engloba todas las cuentas o transacciones que derivan de la parte operativa de la organización.

En este sentido, existen “cuentas generales” que a su vez abarcan a otras cuentas más específicas, y toda esta estructura y desglose sirve para evaluar de manera precisa el desarrollo y el rendimiento de las operaciones a nivel financiero.

Veamos esto con más detalle:

Una de las cuentas generales es la de “ventas netas”, en la cual se registra todo lo relacionado con los ingresos por concepto de ventas. Por ejemplo, los ingresos que se generan por la venta de productos o por la prestación de servicios, dependiendo de la actividad comercial de la empresa.

Por otro lado, también se encuentran las cuentas generales de “costos directos” y de “costos indirectos”, los cuales son los que están asociados de manera directa o indirecta con la elaboración de los productos que comercializa la empresa. Por tanto, dentro de esas cuentas generales se deben especificar cuentas más puntuales como las de costos por materias primas, por personal de operaciones, por energía, entre otros.

De igual forma, en el plan de cuentas se deben incorporar los gastos, como pueden ser gastos administrativos, donde se reflejarán todos aquellos que se derivan de la gestión administrativa, como los gastos de personal de administración, gastos legales, de alquileres, de servicios básicos, entre otros.

Asimismo, otros gastos a considerar deben ser los de ventas, donde las cuentas a agrupar son aquellas que se producen en el proceso de comercialización del producto. Por ejemplo, los fletes, la renta del almacén e incluso la publicidad. Al mismo tiempo, cabe mencionar los gastos financieros, donde se deberá ubicar las comisiones por préstamos bancarios, por ejemplo.

Finalmente, ya sabes la importancia de llevar un plan de cuenta eficaz y personalizado en tu pyme. Sin embargo, para que esta tarea no se haga tediosa y para reducir cualquier margen de error posible, es importante que utilices un sistema avanzado como CFOremoto. A través de esta plataforma puedes realizar una organización muy profunda y precisa de toda tu información contable de manera rápida y automatizada

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