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Libro diario de contabilidad: estructura, partes e importancia

Tanto el libro diario de contabilidad como el libro mayor son de carácter obligatorio para las empresas, así lo indica el Código de Comercio de Chile. Por tanto, es necesario que conozcas los aspectos más importantes de estos libros contables, ya que, más allá de su obligatoriedad legal, ambos son herramientas que te permiten llevar un control absoluto sobre todas las transacciones mercantiles realizadas en tu negocio.

En el presente artículo nos enfocaremos en el primero: el libro diario de contabilidad

¿Qué es el libro diario de contabilidad?

El libro diario de contabilidad es un tipo de documento donde se registran diariamente y de forma cronológica todas las operaciones contables realizadas por la empresa, antes de que estas pasen a ser registradas en el libro mayor. De aquí que esta herramienta sea fundamental para el control del flujo de caja y otros procesos contables.

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¿Qué es el libro mayor de contabilidad?

Por su parte, el libro mayor de contabilidad o de cuentas corrientes es un tipo de documento similar donde se registran también todas las operaciones contables, pero en vez de hacerlo por orden cronológico, estas son agrupadas en función de cada cuenta a la que pertenecen.

En este sentido, el libro mayor dispone de una página por cada cuenta contable. Por ejemplo, una página para la cuenta de proveedores, otra para la cuenta de clientes, otra para la de bancos, y así sucesivamente.

Diferencias entre el libro diario de contabilidad y el libro mayor

La principal diferencia entre el libro diario de contabilidad y el libro mayor es que en el primero se registran las operaciones ordenadas por cronología y, en el segundo, por cuentas contables. Por otro lado, los asientos en el libro diario se realizan de forma secuencial todos los días, y en el libro mayor se realizan mensualmente.

Importancia del libro diario en contabilidad

Importancia libro diario contabilidad

La importancia del libro diario de contabilidad está en el hecho de que, al registrar diariamente las transacciones, pasa a convertirse en una fuente primaria de información para tu contabilidad. De esta manera, podrás contar con un respaldo fiel y preciso que te permitirá corregir descuadres y errores contables respecto a cualquier movimiento de ingreso o egreso, de cualquier día y de cualquier cuenta.

Básicamente, gracias al libro diario de contabilidad puedes realizar una trazabilidad completa de todos los movimientos, ya que los asientos te ayudan a identificar desde el origen hasta el desarrollo de cualquier secuencia de hechos mercantiles, facilitando así los procesos de auditoría, control, análisis y toma de decisiones.

Estructura del libro diario de contabilidad

La estructura del libro diario de contabilidad tiene las siguientes columnas:

  • Fecha
  • Descripción
  • Referencia
  • Debe
  • Haber

Antes de entrar en detalle sobre qué debe ir en cada columna de la estructura del libro diario de contabilidad es importante saber que toda transacción mercantil debe ser anotada dos veces en el mismo asiento contable, pero una vez en la columna Debe y otra en la del Haber, a esto se le llama partida doble

La partida doble en contabilidad se refiere al principio financiero de que una misma transacción representa un crédito en una cuenta y un débito en otra. De esta manera, se entiende que todo lo que sale de una cuenta debe llegar a otra, y todo lo que llega a una cuenta debe salir de otra. Es decir, cuando un activo aumenta el pasivo disminuye, y cuando un pasivo disminuye el activo aumenta.

Por tanto, en cada movimiento intervienen dos cuentas al mismo tiempo, y aplicar el principio de partida doble en el libro diario de contabilidad te ayuda a que los números de ambas cuentas siempre cuadren entre sí.

Partes del libro diario de contabilidad

  • Fecha: es donde se anota de manera detallada la fecha de cada transacción, conteniendo los datos completos del día, mes y año. La fecha es un elemento de suma importancia, ya que permite conocer la cronología de los movimientos contables.
  • Descripción: en esta columna es donde se coloca el nombre de la transacción y algunos detalles que se consideren relevantes. Esta información es la que te permitirá entender y reconocer rápidamente de qué trató cada movimiento.
  • Referencia: aquí se debe indicar el código o número que se le ha asignado a la transacción en su asiento en el libro mayor, según la cuenta a la que pertenezca. Gracias a este dato puedes vincular de manera directa los asientos de ambos libros contables para facilitar las revisiones y auditorías. 
  • Debe: teniendo como base el concepto de partida doble antes explicado, tenemos que en la columna Debe hay que registrar los aumentos de activos relacionados con una transacción. Estos son débitos.

Por ejemplo, si la empresa compra 10 escritorios (activos) por un monto de 1.500 USD, entonces en el Debe se anota el valor de los activos que están ingresando, es decir, los 1.500 USD transformados en activos.

  • Haber: por su parte, en la columna Haber hay que registrar los aumentos de los pasivos y del patrimonio relacionados con la transacción. Estos son créditos.

Siguiendo con el ejemplo anterior, en el Haber se anota la cantidad de pasivo o patrimonio que ha disminuido para poder adquirir el activo, es decir, los 1.500 USD de egresos.

Por otro lado, si la empresa vende los 10 escritorios por un monto de 1.300 USD, entonces en el Debe hay que registrar la disminución de los activos (débito), la cual tiene un valor de 1.300 USD; mientras que en el Haber hay que registrar el aumento del pasivo o patrimonio (crédito), que también debe tener un valor de 1.300 USD.

En este sentido, la suma de los débitos siempre debe ser igual a la de los créditos, lo cual es muestra de que no hay descuadres ni errores en las cuentas.

Finalmente, hay empresas que llevan el libro diario de contabilidad en Excel o, en el peor de los casos, todavía mediante libros físicos de papel. Ambos sistemas son obsoletos, aumentan los márgenes de error y de imprecisiones. Si quieres llevar tu contabilidad de la manera más controlada y eficiente posible, debes utilizar una herramienta inteligente como CFOremoto, que automatiza el control financiero del negocio, los registros mercantiles, el cálculo de ratios financieros, entre otras operaciones. 

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