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¿Qué es un ERP y para qué sirve? (definición, tipos y características)

El mercado de los sistemas empresariales está creciendo de manera imparable. Las organizaciones de todos los tamaños y sectores están buscando cada vez más optimizar sus procesos y tener un mayor control sobre el negocio y las operaciones. Ante este contexto, se hace necesario conocer qué es un ERP, para qué sirve, cuántos tipos existen y cuáles son sus características.

¿Qué es un ERP? (definición)

Para entender qué es un ERP hay que conocer primero la definición de sus siglas, la cual es Enterprise Resource Planning o, en español, planificación de recursos empresariales. Por tanto, un sistema ERP es una plataforma digital a través de la cual se puede gestionar la información y los procesos de una empresa en cuanto a sus finanzas, facturación, contabilidad, compras, ventas, producción, distribución, logística, inventario, despacho, recursos humanos, entre otros.

Básicamente, un ERP es un sistema donde se pueden administrar todos los recursos de la empresa.

¿Para qué sirve un ERP?

Partiendo de la anterior definición de lo que es un ERP, este sirve para interconectar entre sí los diferentes departamentos de la empresa y centralizar toda la información en una misma base de datos, convirtiéndose así en la columna vertebral para tomar decisiones en la organización. Al hacerlo, los usuarios, en su mayoría gerentes, logran acceder en tiempo real o de forma lo más actualizada posible y en todo momento a diferentes datos clave empresariales de forma centralizada, lo que les permite tener una visión general y precisa del rendimiento tanto operativo como administrativo de la totalidad del negocio.

En este sentido, un sistema ERP sirve para aportar mayor efectividad en la toma de decisiones gracias a la disponibilización de indicadores, y mayor eficiencia en el control de los procesos por la automatización de los mismos.

Por ejemplo, a través de un software de planificación de recursos empresariales, un gerente de finanzas o CFO dispone de un panel de control financiero en el que tiene total acceso a funciones de contabilidad general, contabilidad analítica, control del flujo de caja, gestión de tesorería, gestión presupuestaria, gestión de activos, entre otras. De esta manera, el gerente puede darle todo un enfoque estratégico a la gestión de las finanzas, en vez de limitarse al tradicional enfoque administrativo.

Características de un ERP

Entre las principales características de lo que es un ERP se encuentran las siguientes:

  • Modular: el ERP es un sistema modular, ya que dispone la información a través de distintos módulos de cara al usuario. Por tanto, un ERP cuenta con un módulo para finanzas, otro para ventas, otro para inventario, y así sucesivamente. Esta característica de modularidad es la principal diferencia entre un sistema de planificación de recursos empresariales y una suite de gestión empresarial, ya que la suite de gestión empresarial es un conjunto de distintos software independientes (en vez de módulos internos) que son ofrecidos dentro de un mismo paquete comercial. Por ejemplo, una suite puede ser un paquete con los programas de:

    • Supply Chain Management (SCM)
    • Supplier Relationship Management (SRM)
    • Customer Relationship Management (CRM)
    • Product Lifecycle Management (PLM)
    • Human Resource Management (HRM)
    • Warehouse Management System (WMS)
    • Business Intelligence (BI), entre otros.

  • Centralizado: el ERP centraliza toda la información en una misma base de datos. Esta característica va de la mano con la anterior (modularidad), en el sentido de que sin importar cuán grande sea la empresa, el 100 % de la información siempre se gestiona en una base de datos común para todas las áreas de la organización. A diferencia de otros sistemas de gestión empresarial, en los que la información se suele almacenar en diferentes bases de datos.

  • Integral: el ERP mantiene una perfecta integración entre las diferentes áreas de las empresas. Esto significa que el intercambio de información entre los procesos se realiza de manera fluida, consistente y precisa, evitando así la duplicación de datos y la incompatibilidad entre los departamentos.

¿Cuáles tipos de ERP existen?

Los programas de planificación de recursos empresariales se pueden clasificar de múltiples maneras. Veamos algunos de los principales tipos de ERP que existen:

  • Tipos de ERP por alojamiento
  • ERP on-premise: son ofrecidos a través de una licencia de uso y se instalan en los equipos de los usuarios.
  • ERP cloud: son ofrecidos bajo la modalidad Software as a Service (SaaS) y funcionan en la nube. Es decir, a través de internet y sin necesidad de ser descargados ni instalados.
  • Tipos de ERP por especialización
  • **ERP verticales: **son los que se especializan en un área de negocio o en una industria en particular. Por ejemplo, los ERP financieros.
  • ERP horizontales: son los que ofrecen soluciones transversales y que, por tanto, pueden ser utilizados en cualquier industria.
  • Tipos de ERP por licencia
  • ERP comercial: son los vendidos por un proveedor, ya sea bajo la modalidad de licencia o de suscripción.
  • ERP open source: son los que tienen licencia gratuita.
  • Tipos de ERP por configuración
  • ERP estandarizado: son los ERP cuya configuración ya viene preestablecida de fábrica y no se puede cambiar.
  • ERP a medida: son los ERP que ofrecen un alto nivel de personalización, permitiendo adaptar su configuración a diferentes casos de uso.

Ejemplos de sistemas ERP

A continuación, algunos ejemplos de lo que es un ERP teniendo como base el Cuadrante Mágico de Gartner y el ERP on-premise más utilizado a nivel mundial.

  • Mejores ERP en la nube según el Cuadrante Mágico de Gartner
    ERP-cuadrante-magico-garner.png

De acuerdo con el Cuadrante Mágico de Gartner, los mejores ERP en la nube son los siguientes:

Aunque los programas en la nube han estado sustituyendo con gran fuerza a los programas on-premise, hay algunos de estos últimos que siguen siendo toda una referencia en el mercado. Un ejemplo de ello es S/4HANA, el famoso ERP de SAP, uno de los más prestigiosos del mundo debido a su robusticidad y potencia.

Finalmente, si bien es cierto que contar con un sistema ERP ayuda a controlar mejor toda la empresa, a reducir costos y a aportar mayor eficiencia, también es cierto que su implementación puede llegar a ser bastante compleja y con un costo inicial elevado. Además, en el caso de las pymes, no todas necesitan invertir en un sistema tan robusto como lo que es un ERP, ya que las funcionalidades de este tipo de sistemas pueden estar sobredimensionadas para lo que verdaderamente necesita una micro, pequeña o mediana empresa.

En este sentido, existen soluciones digitales que se adaptan mejor a las necesidades de las pequeñas organizaciones y que les permiten contar con toda la información financiera en un solo lugar a costos mucho más accesibles para sus realidades. Por ejemplo, CFOremoto, una plataforma en la nube para la gestión financiera de microempresas y pymes, que las ayuda a optimizar el manejo de caja y además conectarlas con financiamiento en el mercado.