Auditoría de procesos: ¿qué es y cómo se realiza?

En toda organización empresarial es esencial que los procesos internos sean eficientes y estén correctamente organizados. Esto, que no siempre es fácil, es clave para que las operaciones resulten rentables. ¿Cómo lograrlo? Una auditoría de procesos ayudará, ya que evalúa los procedimientos organizativos de la empresa para saber cómo alcanzar la máxima eficiencia. En este artículo te cuento qué es una auditoría de procesos, para qué sirve, cómo y cuándo realizarla.

¿Qué es una auditoría de procesos y para qué sirve?

La auditoría de procesos es un elemento de control sobre los procesos de la empresa. Aporta información para comprender si las operaciones son eficientes y siguen las directrices empresariales.

Una auditoría de procesos sirve para localizar los puntos de mejora en la realización de las tareas diarias, de tal manera que, ajustando dichos aspectos, la empresa puede alcanzar su máxima capacidad productiva. Todo ello permite disminuir fraudes y riesgos.

Es importante que, mientras evalúa los sistemas de control y verificación, la auditoría de procesos también examine si las áreas productivas son eficaces y si se cumple el rendimiento operativo. En este sentido, la auditoría debe ser meticulosa, ya que a menudo los procesos están integrados en una rutina que dificulta la identificación de los problemas.

Para lograr resultados óptimos que reflejen la realidad, la auditoría de procesos debe responder a una programación que incluya los siguientes aspectos:

• Evaluar los sistemas de control. Esto permitirá identificar la eficacia de los procedimientos y controles.

• Verificar procedimientos y normas. Si se cumplen las normas significa que los participantes conocen sus atribuciones.

• Comprobar el desempeño operacional. Las actuaciones de los profesionales deben estar enfocadas a lograr un proceso eficaz.

• Analizar los planes de objetivos, macro-objetivos y políticas de la organización. el trabajo debe tener en cuenta estos aspectos para evitar que se apliquen recursos innecesarios.

¿Cómo se realiza una auditoría de procesos?

La auditoría de procesos analiza desde la planificación del trabajo hasta su efectividad. Estas son algunas de las acciones que debe incluir este tipo de auditoría.

Mapear los procesos

Este es el primer paso para aplicar la auditoría de procesos, ya que para identificar los errores que restan eficiencia es clave estudiar bien el proceso, comprendiendo las etapas de cada operación.

El mapeo de procesos permite analizar cada etapa y advertir aquellos elementos que pueden estar disminuyendo eficiencia.

Una vez analizados los procesos, se transforman en flujos de tareas, en los que se detallan las operaciones, las entradas y las salidas. Esta es la información que permite identificar riesgos.

Identificar los riesgos

Con el mapeo de procesos se comprende el funcionamiento de los procesos y se identifican los riesgos. Esto permite que la persona que realiza la auditoría de procesos evalúe los controles internos.

Analizar los controles internos

Con los controles internos se monitorizan las actividades de la empresa para reducir la posibilidad de cometer errores. Deben examinarse para saber cómo funcionan.

Realizar pruebas

Los controles internos deben probarse para identificar el nivel de seguridad que proporcionan en la disminución de riesgos. Pueden aplicarse diferentes tipos de pruebas, desde el exámen físico hasta los cálculos, pasando por el cuestionamiento, la validación y la observación, entre otras. En este sentido, es de vital importancia optar por aquellas pruebas que resulten ser más útiles para lograr los objetivos deseados.

Una auditoría de procesos aporta claridad a las operaciones de la empresa, por lo que resulta interesante realizarla cuando se desea optimizar los procesos para lograr más eficiencia y, por lo tanto, incrementar la competitividad.

Espero que esta información sobre la auditoría de procesos te haya resultado interesante para la gestión de tu empresa y te ayude a tomar las mejores decisiones al respecto. Recuerda que en CFOremoto estamos para ayudarte en lo que necesites, además de ofrecerte un software de gestión de finanzas muy útil para tu negocio.