¿Cómo llevar la contabilidad de mi empresa si no tengo contador?

Más allá del tamaño de tu empresa y de los volúmenes de facturación, es importante llevar al día la contabilidad, registrando y controlando todos los movimientos económicos. Si te preguntas ¿cómo llevar la contabilidad de mi empresa? ¿puedo hacerlo yo mismo o debo contratar a un profesional?, a continuación te lo explicamos.

La contabilidad no es una función exclusiva de las grandes empresas. Conocer el estado del negocio en cada período de tiempo es clave para cualquier tipo de organización, eso incluye pequeñas y medianas organizaciones, y emprendimientos personales. Antes de preguntarte cómo llevar la contabilidad de mi empresa, es importante comprender la importancia real y práctica que tiene ella para la continuidad de cualquier negocio.

Importancia de la contabilidad en la empresa

Básicamente, la contabilidad resuelve o contribuye a resolver los siguientes asuntos:

• Conocer el estado del negocio: llevar al día el registro de las cuentas y los movimientos de la empresa brinda información actual y precisa que permite tomar mejores decisiones.
• Cumplir con obligaciones tributarias: presentar toda la documentación que exigen las agencias tributarias del país donde opera una compañía. La demora en el cumplimiento de estos compromisos fiscales puede significar sanciones graves para la empresa.
• Presentar los libros contables: es una obligación anual que deben cumplir todas las empresas, independientemente de su tamaño. Es un libro que detalla los movimientos o transacciones que se han producido en la organización durante el año contable.

Actores involucrados en la gestión contable

Para saber cómo llevar la contabilidad de una empresa, es imprescindible conocer uno por uno los actores que forman parte, directa o indirectamente, de la administración contable de un negocio. Aunque la primera figura que viene a la cabeza es la del contador, existen al menos cuatro entidades interesadas en la contabilidad de tu empresa.

1. La empresa
   Las personas que conforman una organización necesitan conocer el estado del negocio para gestionarlo y administrarlo, en base a decisiones eficientes.

2. El Estado
   Como vimos, la agencia tributaria representa los intereses que el Estado tiene en la organización. Estos intereses están vinculados con la capacidad que tiene la empresa para pagar impuestos en base a sus volúmenes de facturación.

3. Accionistas y socios inversores
   Posiblemente sean los más interesados en la contabilidad del negocio. Suelen exigir informes periódicos para estar al pendiente del estado del negocio y tomar decisiones relativas a la inversión y a las acciones.

4. Asesor contable
   El contador es la persona que debe conocer y gestionar el estado de las cuentas de una empresa para poder asesorar a sus directivos respecto a qué es lo mejor para ella. Cuando se trata de empresas pequeñas o recién creadas, basta con la contratación de un contador externo que se encargue de que todo esté en orden en cuanto a la relación de la empresa con los entes reguladores y con sus colaboradores. A medida que la empresa crece, será necesario incorporar un profesional interno para que pueda confeccionar estados financieros que reflejen la realidad del negocio, en base a su contabilidad.

Ahora bien ¿puedes llevar la contabilidad tú mismo, sin asesores? Te contamos a continuación.

¿Cómo llevar la contabilidad de mi empresa sin contador?

Aunque siempre es recomendable tener asesoría contable de un profesional, esto no significa que no puedas llevar una contabilidad simple tú mismo. Puedes llevar un registro de los ingresos y los egresos de dinero de tu empresa, y ponerle un “apellido” a cada movimiento. Lo importante es tener la capacidad de justificar cada entrada y cada salida de activos y plasmarla en un documento.

A modo de consejo, si quieres llevar la contabilidad de tu empresa te sugerimos que reúnas toda la información de tu actividad en un mismo lugar, ya sea en un servidor o en la nube, y que aproveches al máximo la utilización de gráficos. Los gráficos representan los datos contables de una manera visual que facilita el procesamiento de la información. Es mucho más sencillo entender un gráfico que un informe.

Además, ten en cuenta que existen software y herramientas digitales que te facilitan la gestión de la contabilidad de tu negocio y te permiten incluso tener un Gerente de Finanzas de manera remota.

Son recursos que pueden incluso ayudarte a conocer la situación de tu empresa en tiempo real, recibir alertas, reportes y un tablero de instrumentos para que puedas tomar mejores decisiones contables y aprender constantemente de tu negocio.