Cómo superar una auditoría externa en mi pyme con éxito

Es poco frecuente que las pymes se sometan a una auditoría externa, salvo que la legislación del país en el que opere así lo determine o estén pensando en venderla. Sin embargo, esta práctica puede ayudar a reforzar la confianza de los inversores y clientes de la compañía, y además ayuda a mantener vivos sus objetivos.

El día a día de muchas pymes, especialmente en época de crisis, a menudo se basa en sobrevivir: se busca que cuadren las cuentas para poder continuar adelante con el negocio. Eso provoca que muchas pymes prácticamente nunca se sometan a una auditoría si no es estrictamente necesario u obligatorio. Pero eso lleva a perder una oportunidad impagable para comprender mejor en qué estado se encuentra la empresa y, sobre todo, conocer en qué posición se sitúa respecto a sus objetivos.

Ahora bien, ¿qué es una auditoría y por qué una pyme debería empezar a valorar pasar una? A grandes rasgos, una auditoría es un proceso sistemático de evaluación de las acciones económicas de una empresa. Su objetivo es verificar si las declaraciones contables que obligatoriamente realiza la empresa, se corresponden con la realidad.

Es, por tanto, un sistema de verificación que busca evitar fraudes y alteraciones entre lo declarado y lo acontecido.

Pasar una auditoría no es perjudicial

Una auditoría no debería suponer un problema para una empresa que esté haciendo las cosas de forma honesta. Lamentablemente, por experiencia sabemos que esto no siempre es así, dado que las auditorías sirven para reforzar la confianza en una empresa. Y una compañía poco confiable probablemente deseará que la imagen que proyecte de sí la auditoría esté un tanto edulcorada.

Las auditorías pueden ser de dos tipos: internas y externas. La lógica ayuda a distinguirlas: mientras que la interna se desarrolla íntegramente desde la propia empresa analizada, en la externa se recurre a una tercera parte desinteresada. Dentro de cada una de ellas puede haber diferentes tipos, pero nosotros nos vamos a centrar en la auditoría externa y, dentro de ella, la auditoría de los estados financieros (auditoría contable).

Auditar las cuentas de la empresa

Podemos definir este tipo de auditoría externa como el examen y evaluación de documentos, operaciones, registros y estados financieros de la entidad para determinar su situación financiera real y el cumplimiento de sus obligaciones de índole económica y fiscal.
Aunque en la auditoría interna también se evalúan las cuentas, una auditoría externa siempre será más fiable para clientes, inversores o proveedores de la empresa en cuestión. Aunque incluso para este tipo de auditoría se ha partido de la voluntad de la empresa de someterse al proceso generalmente contratando a una consultora especializada en estos servicios. Existen cuatro grandes compañías especializadas en ello, las llamadas Big Four: KPMG, EY, Deloitte y PwC.

La primera es de origen neerlandés, mientras que las otras tres reparten el peso de su estrategia entre Londres y Nueva York, si bien todas ellas tienen una amplísima presencial internacional. De ahí que sean las compañías con mayor capacidad de realizar una auditoría externa, y las que más medios técnicos y humanos pueden dedicar a ello.

Fases de la auditoría externa

Como en todo proceso de evaluación, existen unas fases de la auditoría externa que hay que observar necesariamente:

1. Exploración: en esta etapa, el auditor busca conocer mejor a la institución que será auditada. Cada empresa es un mundo y es necesario conocer sus antecedentes y el estado en que se encuentra. Eso permitirá saber qué metodología aplicar y ayudará a comprobar si la información contable a evaluar será o no fiable. Es, en definitiva, un momento para empaparse de la empresa, incluso realizando entrevistas a los principales responsables de la compañía.

2. Planeamiento: con la información de la primera fase ya analizada y clasificada, en esta segunda fase se buscará definir la estrategia a seguir en la auditoría. Se designarán responsables de cada parte del trabajo, se determinarán los recursos necesarios, se establecerán calendarios y fechas límite y, en definitiva, se buscará organizar la auditoría para generar eficiencia y lograr los objetivos planteados.

3. Supervisión: es muy importante analizar prácticamente en tiempo real que se están cumpliendo los objetivos marcados. Se precisa, por ello, supervisar el trabajo de cada auditor, de los diferentes grupos de trabajo e incluso de la empresa, sobre todo para valorar si está colaborando como es debido. Toda auditoría se basa en un plan y unas normas que deben ser observados.

4. Informe: la auditoría debe desembocar necesariamente en un informe que recoja tanto los resultados de la misma, como los comentarios de los profesionales que han participado en ella. Es un documento generalmente extenso, pero de gran valor para la compañía auditada y, sobre todo, para los terceros con intereses de algún tipo. La palabra del auditor es muy valorada en el mercado, dado el prestigio de las empresas que la sustentan.

Cómo superar una auditoría externa

Someterse a una auditoría externa no debería suponer ningún temor, ya que también ayudará a la propia empresa a mejorar sus procesos internos e incluso sus sistemas de auditoría interna. Es un ejercicio de honestidad con uno mismo que, además, es fácil de superar si se siguen estos consejos:

• Ser paciente: el auditor es un profesional en su campo, ha sido contratado por la empresa para hacer su trabajo y se juega su propia reputación frente a terceros. Por tanto, dedicará el tiempo que sea necesario a evaluar minuciosamente a la empresa auditada, y lo hará solicitando acceso a todo tipo de documentos que sirvan para verificar la información que precise según los objetivos planteados. El empresario, por tanto, debe ser paciente con el auditor, que lejos de ser un juez que viene a entrometerse para sacar defectos, es un aliado que señalará los errores de la empresa. Y de los errores se extraen enseñanzas que ayudarán a la compañía a mejorar y crecer.

• Proporcionar toda la información solicitada: si una empresa contrata voluntariamente a un auditor para superar una auditoría externa, sobra decir que resultaría absurdo ocultar información o entorpecer su trabajo. Por supuesto, para poder entregar al auditor toda la documentación que requiera, la empresa deberá haberla generado y archivado adecuadamente. De ahí que resulte de vital importancia dejar constancia de cada acción y movimiento que haga la empresa, siempre.

• Colaborar: este punto está relacionado con los anteriores, pero cuando una empresa está siendo puesta en cuestión, la actitud defensiva sale a relucir. El auditor no es un enemigo, sino un profesional que está haciendo un trabajo para el que le hemos contratado. Discutirle, entorpecer su labor u ocultarle información en realidad solo nos perjudicará a nosotros como empresa, ya que el auditor se verá eximido de toda responsabilidad a futuro cuando demuestre que los resultados de su auditoría se basaron en los documentos proporcionados por la empresa.

• Ser honestos con los resultados: al término de la auditoría externa en la pyme, el auditor entregará un informe que, en ocasiones, puede resultar duro de asimilar. Lo mejor que puede hacer la empresa auditada es responder al informe del auditor con un programa de acciones y cambios a implementar para solventar los problemas detectados. Y, por supuesto, cumplirlo. Porque solo así se podrá proporcionar tranquilidad y confianza a terceros: demostraremos que nuestra pyme tiene algunos problemas, pero que ya estamos trabajando por solucionarlos. De forma transparente y honesta. De forma profesional.

Como vemos, la auditoría externa para pymes es un proceso en ocasiones desconocido para empresas de este tipo, si bien se trata de una herramienta poderosa para mejorar, crecer y demostrar al mercado profesionalidad, confiabilidad y determinación para hacer las cosas bien. Porque si hay algo peor que cometer errores, es no reconocerlos y no querer arreglarlos.