ERP para PYMEs: definición, usos y funcionalidades

Un ERP para PYMEs es una herramienta de software que conecta los procesos de trabajo de la empresa entre departamentos (almacenamiento, compras, ventas, finanzas, producción, etc.), por lo que ayuda en la gestión del negocio, desde ventas, procesamiento de pedidos y compras hasta gestión de inventario, producción y facturación.

ERP es la abreviatura de la expresión inglesa Enterprise Resource Planning.

Qué es un ERP

Un sistema ERP es un software que se construye alrededor de una base de datos común para toda la empresa. Entre sus beneficios se encuentran el permitir al negocio trabajar de forma más inteligente y conectada, reducir los silos de información, proporcionar una versión única de la verdad y hacer posible el paso de los flujos de trabajo manuales a la optimización.

Los sistemas ERP para PYMEs o grandes empresas se inspiran en gran medida en los procesos manuales originales, a los que se añaden las posibilidades de la tecnología para la comunicación, integración, reutilización y simplificación de datos.

Para qué se usa el ERP dentro de una empresa

Un sistema ERP generalmente contiene paneles donde los usuarios pueden ver los datos en tiempo real recopilados de toda la empresa. Esto permite desde monitorizar la productividad de un área en concreto, a supervisar los procesos, consultar datos de clientes o medir la rentabilidad.

Al utilizar un ERP, los datos de los diferentes departamentos se pueden compartir y visualizar fácilmente en un único repositorio. La posibilidad de acceder a esta gran cantidad de información por parte de todos los usuarios de negocio en modo autoservicio les permite ser más eficaces en sus tareas y facilitan la consecución de metas.

Otra ventaja es que, gracias a la automatización, los procesos se agilizan y eso repercute en una mayor satisfacción del cliente.

Cuáles son las principales funcionalidades de un ERP para PYMEs

Un sistema ERP está integrado en cada parte de la empresa. Los sistemas ERP tienen un conjunto de módulos que ofrecen funciones específicas para cada departamento. No todos los sistemas ERP para PYMEs o empresas de mayor tamaño ofrecen los mismos módulos, pero muchos ofrecen secciones y funcionalidades básicas, como las siguientes:

• Contabilidad financiera. Funcionalidades de libro mayor, activos fijos, cuentas por pagar o gestión de efectivo, entre otras.
• Contabilidad de gestión. Funcionalidades de presupuestación, gestión de costes o costeo basado en actividades, son algunas de las más importantes.
• Recursos humanos. Funcionalidades de reclutamiento, formación, nómina, prestaciones, jubilaciones y pensiones o gestión de la diversidad suelen ser habituales en este tipo de software.
• Fabricación. Funcionalidades de ingeniería, órdenes de trabajo, programación, gestión del flujo de trabajo, control de calidad, procesos o gestión del ciclo de vida del producto, entre otras.
• Proceso de pedido. Funcionalidades como órdenes de cobro, entrada de pedidos, verificación de crédito, precios, inventario, envío, análisis e informes de ventas o puesta en marcha de ventas.
• Gestión de la cadena de suministro. Suele incluir funcionalidades de planificación de la cadena de suministro, programación de proveedores, configurador de productos, compras, inventario, procesamiento de reclamaciones y almacenamiento.
• Gestión de relaciones con el cliente (CRM). Es una de las secciones básicas en cualquier ERP para PYMEs e incluye funcionalidades de ventas y marketing, comisiones, servicio, contacto con el cliente o de soporte del centro de llamadas.

ERP para PYMEs: la elección tecnológica

Teniendo en cuenta que existen múltiples ERP en el mercado, hay que saber que algunos están enfocados en grandes empresas (SAP, ORACLE, otros), mientras que otra opción son los ERP para PYMEs (SAP, Odoo, Sage o Cloud Gestión).

Hacer una buena elección requiere conocer bien las necesidades del negocio y tener claros los requisitos aplicables a la tecnología que se implementará. No solo es cuestión de elección de funcionalidades y módulos. También es importante complementar el uso de un ERP con sistemas que permitan generar proyecciones de caja, como por ejemplo CFOremoto. El motivo es que tener la capacidad de anticiparse es tan importante como tener la capacidad de controlar la administración con un ERP.